FF Studio vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten betrokkenen hebben.
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Shamel
handelend onder de naam FF Studio / Founders Framework Studio
KvK-nummer: 83005420
Website: ffstudio.nl
E-mail: info@ffstudio.nl
In deze privacyverklaring gebruiken wij verder de naam FF Studio.
2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die FF Studio verwerkt van onder meer:
bezoekers van onze website;
potentiële klanten en personen die een aanvraag doen;
klanten en hun contactpersonen;
zakelijke relaties en partners;
gebruikers van Framework by FF Studio;
leveranciers en andere zakelijke contactpersonen;
personen die op andere wijze contact met FF Studio opnemen.
Deze privacyverklaring ziet op verwerkingen waarvoor FF Studio zelf verwerkingsverantwoordelijke is.
Wanneer FF Studio namens een klant persoonsgegevens verwerkt en daarbij als verwerker optreedt, worden aanvullende afspraken met die klant vastgelegd in een verwerkersovereenkomst indien dit op grond van de AVG noodzakelijk is.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke persoonsgegevens wij verwerken is afhankelijk van de manier waarop je met FF Studio in contact komt en van de diensten die worden gebruikt.
Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken.
Identiteits- en contactgegevens
voor- en achternaam;
zakelijk e-mailadres;
telefoonnummer;
functie;
bedrijfsnaam;
zakelijke adresgegevens;
overige contactgegevens die je zelf verstrekt.
Bedrijfs- en klantgegevens
bedrijfsnaam;
KvK-nummer;
btw-nummer;
functie of rol binnen de organisatie;
gegevens die nodig zijn voor offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten;
informatie over afgenomen diensten en projecten.
Financiële en administratieve gegevens
factuurgegevens;
betaalstatus;
betalingsinformatie;
facturen;
offertes;
transactiereferenties;
overige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële administratie.
FF Studio verwerkt in beginsel geen volledige betaalkaartgegevens wanneer betalingen door een externe betalingsdienstverlener worden afgehandeld.
Project- en communicatiegegevens
Wij kunnen informatie verwerken die wordt verstrekt via:
e-mail;
telefoon;
contactformulieren;
vergaderingen;
Framework;
projectcommunicatie;
supportverzoeken;
bestanden en documenten die ten behoeve van een project worden aangeleverd.
Framework-gegevens
Bij gebruik van Framework by FF Studio kunnen onder meer worden verwerkt:
accountgegevens;
naam en e-mailadres;
bedrijfsgegevens;
gebruikersrol;
projectgegevens;
berichten;
offertes;
opdrachtbevestigingen;
factuur- en betalingsinformatie;
geüploade bestanden;
documentgegevens;
account- en beveiligingsgegevens;
technische loggegevens.
Gegevens bij digitale ondertekening
Wanneer een document elektronisch via Framework wordt geaccepteerd of ondertekend, kunnen ten behoeve van administratie, authenticatie en bewijs onder meer worden geregistreerd:
naam van de ondertekenaar;
e-mailadres;
bedrijfsnaam;
functie of rol;
datum en tijd van ondertekening;
documentnummer;
documentversie;
versie van toepasselijke algemene voorwaarden;
akkoordverklaring;
gebruikte verificatiemethode;
technische audit- en loggegevens voor zover noodzakelijk en rechtmatig.
Website- en technische gegevens
Wanneer je onze website of Framework gebruikt, kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, waaronder:
IP-adres;
datum en tijdstip van gebruik;
browser- en apparaatgegevens;
technische loggegevens;
informatie die noodzakelijk is voor beveiliging, authenticatie, sessiebeheer en een correcte werking van onze systemen.
4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
FF Studio verwerkt persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden:
Contact en aanvragen
Om:
vragen te beantwoorden;
contactverzoeken af te handelen;
kennismakingsgesprekken te plannen;
aanvragen te beoordelen;
offertes op te stellen;
vóór het sluiten van een overeenkomst gevraagde stappen uit te voeren.
Uitvoering van overeenkomsten
Om:
onze diensten uit te voeren;
projecten te beheren;
met klanten te communiceren;
werkzaamheden te plannen;
bestanden en informatie uit te wisselen;
support te leveren;
resultaten en Deliverables beschikbaar te stellen.
Framework
Om:
gebruikersaccounts beschikbaar te stellen;
gebruikers veilig in te laten loggen;
toegang tot projecten en documenten te beheren;
offertes en overeenkomsten beschikbaar te stellen;
elektronische acceptatie en ondertekening mogelijk te maken;
facturen en betalingen inzichtelijk te maken;
communicatie tussen FF Studio en klanten mogelijk te maken;
de veiligheid en betrouwbaarheid van Framework te bewaken.
Administratie en facturatie
Om:
facturen op te stellen en te verwerken;
betalingen te administreren;
onze financiële administratie te voeren;
te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
Beveiliging
Om:
onze website, Framework, accounts en systemen te beveiligen;
misbruik en ongeautoriseerde toegang te voorkomen en detecteren;
technische incidenten te onderzoeken;
onze rechten en die van onze klanten te beschermen.
Verbetering van onze dienstverlening
Wij kunnen technische en operationele informatie gebruiken om:
fouten en storingen op te sporen;
onze systemen te onderhouden;
de werking en veiligheid van onze dienstverlening te verbeteren.
Zakelijke communicatie en marketing
Voor zover toegestaan kunnen wij persoonsgegevens gebruiken om:
informatie over onze diensten te verstrekken;
contact te onderhouden met zakelijke relaties;
bestaande klanten te informeren over relevante of soortgelijke diensten.
Wanneer daarvoor toestemming is vereist, verwerken wij persoonsgegevens voor dit doel uitsluitend nadat toestemming is verkregen.
Iedere ontvanger kan zich eenvoudig afmelden voor commerciële elektronische communicatie.
5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
FF Studio verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:
Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met jou uit te voeren.
Voorbereiding van een overeenkomst
Wanneer je ons vraagt een offerte, voorstel of andere stap voorafgaand aan een overeenkomst uit te voeren.
Wettelijke verplichting
Wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken of bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer FF Studio of een derde een gerechtvaardigd belang heeft en de belangen of fundamentele rechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.
Daaronder kunnen onder meer vallen:
beveiliging van onze systemen;
fraudepreventie;
interne administratie;
verbetering en onderhoud van onze dienstverlening;
bescherming en uitoefening van juridische rechten;
bepaalde vormen van zakelijk relatiebeheer.
Toestemming
Voor verwerkingen waarvoor toestemming wettelijk vereist is, vragen wij deze vooraf.
Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Het intrekken daarvan tast de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking niet aan.
6. Verplichte en vrijwillige gegevens
Sommige persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een aanvraag te behandelen, een account beschikbaar te stellen of een overeenkomst uit te voeren.
Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan FF Studio mogelijk:
geen offerte opstellen;
geen overeenkomst aangaan;
een dienst niet uitvoeren;
geen Framework-account beschikbaar stellen;
bepaalde functionaliteiten niet aanbieden.
Andere gegevens worden vrijwillig verstrekt.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
FF Studio verkoopt persoonsgegevens niet.
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, beveiliging of wettelijke verplichtingen.
Afhankelijk van de verwerking kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:
hosting- en cloudproviders;
e-mailproviders;
boekhoud- en administratiedienstverleners;
betalingsdienstverleners;
software- en SaaS-leveranciers;
leveranciers die noodzakelijk zijn voor Framework;
gespecialiseerde freelancers of samenwerkingspartners die bij een opdracht betrokken zijn;
juridische, fiscale of andere professionele adviseurs;
overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Wanneer een derde in opdracht van FF Studio persoonsgegevens verwerkt als verwerker, maken wij waar vereist passende afspraken over gegevensbescherming.
Sommige dienstverleners verwerken persoonsgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval kan tevens hun eigen privacyverklaring van toepassing zijn.
8. Diensten die wij voor klanten uitvoeren
FF Studio kan in opdracht van klanten websites, CRM-systemen, automatiseringen, marketingoplossingen, formulieren, portals of andere digitale systemen bouwen of beheren waarmee persoonsgegevens van derden worden verwerkt.
In dergelijke situaties kan de klant zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn en FF Studio als verwerker optreden.
Wanneer dit het geval is, worden de verantwoordelijkheden tussen FF Studio en de betreffende klant afzonderlijk vastgelegd en wordt waar vereist een verwerkersovereenkomst gesloten.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
FF Studio kan gebruikmaken van dienstverleners die persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of daar toegankelijk maken.
Wanneer voor een dergelijke doorgifte aanvullende waarborgen vereist zijn, maakt FF Studio gebruik van een toegestaan doorgiftemechanisme en worden waar nodig aanvullende maatregelen getroffen.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
FF Studio bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Wij hanteren in beginsel de volgende uitgangspunten:
Aanvragen en contactverzoeken
Gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om het verzoek af te handelen en gedurende een redelijke periode daarna voor opvolging en administratie.
Klant- en projectgegevens
Deze worden gedurende de klantrelatie bewaard en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor administratie, juridische verplichtingen en eventuele aanspraken.
Financiële administratie
Gegevens die deel uitmaken van onze wettelijk verplichte financiële of fiscale administratie worden gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaard.
Framework-accounts en projectgegevens
Gegevens worden gedurende de klantrelatie verwerkt en daarna verwijderd of geanonimiseerd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn, behoudens gegevens die vanwege wettelijke verplichtingen, beveiliging, bewijs of juridische aanspraken langer moeten worden bewaard.
Digitale contracten en ondertekeningsgegevens
Ondertekende overeenkomsten en noodzakelijke bewijs- en auditgegevens kunnen worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om rechten en verplichtingen uit de overeenkomst te kunnen aantonen en zolang relevante wettelijke bewaartermijnen en verjaringstermijnen lopen.
Marketinggegevens
Deze worden bewaard totdat je je afmeldt, toestemming intrekt of bezwaar maakt, tenzij een andere geldige grondslag bestaat.
Technische en beveiligingsgegevens
Deze worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk voor beveiliging, storingsanalyse en fraudepreventie.
11. Cookies en technisch noodzakelijke opslag
FF Studio gebruikt geen trackingcookies of advertentiecookies om bezoekers over verschillende websites te volgen of persoonlijke advertentieprofielen op te bouwen.
Onze website en Framework kunnen wel gebruikmaken van cookies of vergelijkbare opslagtechnieken die technisch noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld:
beveiliging;
authenticatie;
ingelogd blijven;
sessiebeheer;
het onthouden van noodzakelijke technische instellingen;
het correct functioneren van de website of Framework.
Voor technisch noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken wordt geen toestemming gevraagd wanneer deze zonder toestemming mogen worden gebruikt.
Wanneer FF Studio in de toekomst cookies of andere trackingtechnieken gaat gebruiken waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, zullen deze niet worden geactiveerd voordat de vereiste toestemming is verkregen en zal de informatie in deze privacyverklaring of een afzonderlijke cookieverklaring worden aangepast.
12. Beveiliging van persoonsgegevens
FF Studio neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:
verlies;
onbevoegde toegang;
ongeoorloofde wijziging;
ongewenste openbaarmaking;
misbruik;
vernietiging.
De genomen maatregelen worden afgestemd op de aard van de verwerking en de daarmee samenhangende risico's.
Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en systemen die deze gegevens nodig hebben.
Geen enkel digitaal systeem kan absolute beveiliging garanderen.
Wanneer je vermoedt dat persoonsgegevens of een account onvoldoende beveiligd zijn, neem dan contact op via info@ffstudio.nl.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
FF Studio neemt in beginsel geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Indien dergelijke besluitvorming in de toekomst wordt toegepast, zullen betrokkenen hierover worden geïnformeerd voor zover de wet dit vereist.
14. Jouw privacyrechten
Wanneer FF Studio jouw persoonsgegevens verwerkt, kun je afhankelijk van de omstandigheden onder meer gebruikmaken van:
het recht op informatie;
het recht op inzage;
het recht op rectificatie;
het recht op verwijdering;
het recht op beperking van de verwerking;
het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
het recht van bezwaar;
het recht om toestemming in te trekken;
rechten met betrekking tot bepaalde vormen van geautomatiseerde besluitvorming.
Een verzoek kan worden ingediend via:
info@ffstudio.nl
FF Studio kan aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Wij vragen daarbij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.
Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijkertijd worden ingediend, kan de reactietermijn binnen de grenzen van de wet worden verlengd. In dat geval informeren wij je daarover.
Niet ieder verzoek tot verwijdering of andere uitoefening van een privacyrecht hoeft onder alle omstandigheden volledig te worden uitgevoerd. FF Studio kan bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren.
15. Bezwaar tegen direct marketing
Je hebt altijd het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.
Na een dergelijk bezwaar gebruiken wij jouw persoonsgegevens niet langer voor dat doel.
Bij elektronische commerciële communicatie bieden wij een eenvoudige mogelijkheid om je af te melden.
16. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Wanneer je van mening bent dat FF Studio niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaat, kun je eerst contact met ons opnemen via info@ffstudio.nl.
Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
17. Websites en diensten van derden
Onze website, Framework of communicatie kan links bevatten naar websites of diensten van derden.
FF Studio is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop dergelijke zelfstandige derden persoonsgegevens verwerken.
Wij adviseren je de privacyverklaring van de betreffende dienstverlener te raadplegen.
18. Persoonsgegevens van minderjarigen
De diensten van FF Studio zijn gericht op ondernemingen en zakelijke gebruikers en niet specifiek op kinderen.
FF Studio heeft niet de bedoeling bewust persoonsgegevens van kinderen te verzamelen wanneer daarvoor een bijzondere wettelijke grondslag of toestemming vereist is.
Wanneer je vermoedt dat FF Studio ten onrechte persoonsgegevens van een minderjarige verwerkt, kun je contact opnemen via info@ffstudio.nl.
19. Wijzigingen in deze privacyverklaring
FF Studio kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, gegevensverwerkingen of toepasselijke regelgeving wijzigen.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.
Bij materiële wijzigingen kunnen betrokkenen aanvullend worden geïnformeerd wanneer dit gezien de aard van de wijziging noodzakelijk of passend is.
20. Contact
Voor vragen, verzoeken of klachten over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens door FF Studio:
FF Studio / Founders Framework Studio
Onderdeel van Shamel
KvK-nummer: 83005420
Website: ffstudio.nl
E-mail: info@ffstudio.nl